Визначення теми #
Ворота 1: Створити бачення?
першої фази проекту, яка називається «Ідея». Для того, щоб почати будувати модель проекту, ініціатор, замовник або керівник проекту повинен висловити сміливе та амбітне бачення його майбутнього.
Ворота фаз проекту
рішення про продовження приймається (зазвичай) менеджером, керівним комітетом або правлінням. Рішення приймається на основі прогнозів та інформації, доступної на той момент, включаючи бізнес-кейс, аналіз ризиків та наявність необхідних ресурсів (наприклад, грошей, людей з відповідними компетенціями).
Фазово-рубіжний процес
метод управління проектами, в якому ініціатива або проект (наприклад, розробка нового продукту, розробка програмного забезпечення, вдосконалення процесів, зміни в бізнесі) поділяється на окремі етапи або фази, розділені точками прийняття рішень (відомими як «ворота»).
Формування переконливого бачення проєкту #
Кожен успішний проєкт починається з надихаючої ідеї, яка визначає подальший напрям розвитку. Саме тому чітко сформульоване та створене бачення проєкту має вирішальне значення.
Бачення не лише ініціює проєкт, але й активно впливає на стратегічні рішення та щоденні дії команди. Без чіткого бачення команда може втратити фокус, і навіть найперспективніші ініціативи ризикують затягнутися. Натомість сильне, продумане бачення допомагає зберігати фокус, рухатись вперед і досягати цілей ефективніше.
У цьому розділі ми розглянемо, як ідея перетворюється на стратегічну основу проєкту, та чому організаціям важливо створити єдину систему стратегічного управління.
Проаналізувавши різні горизонти планування — від довгострокових стратегій до тактичних операцій — ви дізнаєтесь, як ефективно поєднувати бізнес-цілі з проєктними завданнями і стратегіями.
Ми представимо різні підходи та методи стратегічного управління, ілюструючи їх за допомогою візуальних прикладів і схем. Наочно покажемо, як абстрактні амбіції організації пов’язуються з конкретними цілями та етапами проєктів.
Переходячи від теоретичних визначень до практичних інструментів, таких як методологія «Гора завтрашнього дня», ви чітко зрозумієте, як розробити та структурувати початкове бачення проєкту, щоб забезпечити його успішну реалізацію на кожному етапі.
Горизонти стратегії та планування #
Стратегічне планування відбувається на різних часових горизонтах.
Довгострокове бачення охоплює період від 5 до 7 років, тоді як стратегічні цілі зазвичай фокусуються на річних або квартальних завданнях. Тактичні плани охоплюють щомісячні та щотижневі цілі, а оперативні рішення забезпечують щоденне виконання завдань.
Розуміння цих рівнів дозволяє ефективно узгоджувати цілі проєкту з ширшими бізнес-стратегіями та забезпечувати цілісність управління.
Система стратегічного управління організацією або бізнесом #
Стратегічні модальності #
Місія
Пояснює, навіщо існує проєкт/бізнес. Задає напрямок для всіх рішень, які приймає організація. Описує реальність. Характеризується довгостроковою реалізацією (без обмежень). Корисний як для зовнішнього, так і для внутрішнього використання.
Бачення
Фіксує уявлення про майбутнє проекту/бізнесу. Посібник для розробки стратегії організації. Описує та пояснює нову реальність. Досяжний у конкретні терміни. Переважно для внутрішнього використання (слогани можуть бути використані зовні).
Стратегія
План перетворення бачення на реальність за допомогою місії. Перелік дій для створення цінностей, що перевищує витрати. Опис процесу створення цінностей компанії. Постійні коригування у відповідь на аналітику. Тільки для внутрішнього користування.
Бізнес-цілі та стратегії
- Бізнес-цілі та стратегії визначають загальний напрямок організації.
- Бізнес-цілі представляють кінцеві майбутні амбіції , яких прагне досягти організація, а стратегії - це плани та шляхи досягнення цих цілей.
Цілі на рівні проекту (Каталог цілей)
- Середній рівень включає каталог цілей рівня проекту. Вони безпосередньо пов’язані з організаційними цілями та стратегіями, але адаптовані відповідно до кожного проекту.
- Цілі проекту випливають із ширших організаційних завдань і стратегій. Кожен проект створюється з розумінням того, як він має сприяти досягненню загальних цілей організації.
Нові специфічні цілі проєктів
- На нижньому рівні знаходяться нові цілі, специфічні для кожного проекту. Ці цілі вже вузько орієнтовані на конкретні результати і завдання в рамках окремого проекту. Їхнє завдання - сприяти реалізації цілей на рівні проєкту, які, своєю чергою, слугують для досягнення організаційних цілей і стратегій.
Контрольні точки проєкту
- Контрольні точки проєкту - це ключові точки або досягнення, які дають змогу відстежувати прогрес і забезпечувати відповідність ширшим цілям проєкту. Контрольні точки - це не обов'язково завдання, а скоріше критичні події або досягнення, які сигналізують про прогрес проєкту. Вони випливають із конкретних цілей і слугують для оцінювання просування проєкту.
Як формуються контрольні точки проєкту #
1.На основі специфічних цілей проєкту
- Бізнес-цілі та стратегії визначають загальний напрям розвитку організації, формуючи основу для зростання.
- Бізнес-цілі представляють собою кінцеві амбіції організації.
Стратегії слугують структурованими шляхами, які спрямовують організацію до досягнення цих цілей.
Кожен проєкт робить внесок у цю ширшу систему, узгоджуючись із цілями та стратегіями організації.
2.Відстеження прогресу
- Контрольні точки слугують вимірними індикаторами прогресу. Вони дають змогу як команді проєкту, так і зацікавленим сторонам оцінювати, чи рухається проєкт у правильному напрямі та чи дотримуються термінів. Якщо контрольних точок не досягнуто, це слугує раннім попередженням, що сигналізує про необхідність коригувань у плані проєкту.
3.Відповідність організаційним цілям
- Кожна контрольна точка має бути розроблена таким чином, щоб її успішне досягнення сприяло не тільки виконанню специфічних цілей проекту, а й ширшим цілям і стратегіям організації. Контрольні точки відображають поетапне просування до більш глобальних стратегічних цілей організації.
4.Приклади контрольних точок
- Завершення критичної фази (наприклад, фаза проєктування, фаза розроблення).
- Затвердження ключових результатів (наприклад, прототип, техніко-економічне обґрунтування).
- Досягнення конкретних показників ефективності (наприклад, певна кількість користувачів або продажів).
- Регуляторні схвалення або завершення етапів тестування.
Поточні виклики #
Поточні виклики – це перешкоди під час запуску, планування та визначення обсягу проекту, включаючи ринкові умови, технічні завдання та підтримку зацікавлених сторін. Їх подолання – ключ до успіху проекту.
Виклик ринку
включає в себе конкуренцію, дефіцит пропозиції, зміни в поведінці споживачів, демографічні та психографічні показники, соціокультурні фактори
Виклик проекту
передбачає рішення, яке має бути спроектоване, розроблене та реалізоване для розв'язання проблеми або використання можливості в рамках певного проекту
Виклик адаптації
він передбачає важливість людського аспекту змін, враховує їхню потребу в підтримці та забезпечує позитивний вплив на всіх учасників, які безпосередньо залучені
