Визначення Теми #
Передумови Проєкту
Передумови проєкту — це другий крок у процесі управління проєктом після визначення бачення, місії, стратегії та цілей. На цьому етапі команда аналізує поточну ситуацію, оцінює потенційні виклики й виявляє можливості, що обґрунтовують старт проєкту. Чітке формулювання передумов допомагає всім учасникам проєкту зрозуміти контекст і мотивацію, що стоїть за ініціативою. Це зменшує непорозуміння та дозволяє сфокусуватись на досягненні кінцевих цілей.
Зацікавлені Сторони Проєкту
Зацікавлені сторони — це фізичні особи, групи або організації, які впливають або на яких впливають результати проєкту. Їх поділяють на внутрішні та зовнішні:
• Внутрішні — працівники компанії, менеджери проєктів, відділи, що виділяють ресурси.
• Зовнішні — клієнти, постачальники, інвестори, державні органи, громади тощо.
Кожна сторона має свої очікування та рівень залучення. Деякі активно впливають на прийняття рішень (наприклад, спонсори), інші — спостерігають, але також залежать від результатів. Визнання інтересів усіх сторін покращує взаємодію, знижує ризики та сприяє успішній реалізації проєкту.
Ролі Зацікавлених Сторін #
Зацікавлені сторони виконують різноманітні ролі, що формують напрям і результати проєкту. Їх обов’язки включають прийняття рішень, виділення ресурсів, контроль за виконанням. Усвідомлення цих ролей посилює залучення, знижує ризики та сприяє отриманню необхідної підтримки.
Внутрішні зацікавлені сторони:
Учасники проєкту, що працюють в межах організації:
Ініціатор Проєкту:
Особа або організація, яка виявляє потребу в проєкті. Визначає можливості й пропонує рішення. Після офіційного старту зазвичай виходить із активної участі.
Спонсор Проєкту:
Забезпечує фінансування та стратегічну підтримку. Має право приймати рішення, затверджувати хартію проєкту, вирішувати конфлікти.
Менеджер Проєкту:
- Планує, керує та забезпечує успішну реалізацію.
- Координує команду, ресурси й процеси.
Команда Проєкту:
- Виконавці завдань — як технічні спеціалісти, так і адміністративний персонал.
Менеджер Програми/Портфеля:
- Керує декількома проєктами одночасно.
- Відповідає за стратегічне узгодження ініціатив.
Функціональний Менеджер:
- Керує відділом, що надає ресурси.
- Може контролювати частину команди або брати участь у плануванні ресурсів.
Фінансовий Менеджер:
- Відповідає за бюджетування, фінансовий контроль і своєчасне фінансування.
Офіс Управління Проєктами (PMO):
- Забезпечує стандарти, методології та підтримку проєктної діяльності.
Ключові Користувачі:
- Майбутні користувачі результатів.
- Допомагають у зборі вимог, тестуванні, дають зворотний зв’язок.
- IT-Спеціалісти:
- Відповідають за технічну інтеграцію, розробку, адміністрування.
- Менеджер Якості:
- Контролює якість на всіх етапах.
- Забезпечує відповідність стандартам.
Менеджер з Персоналу (HR):
- Набирає команду, організовує навчання, мотивує учасників.
Бізнес-Аналітик:
- Аналізує процеси та забезпечує їх відповідність стратегічним цілям.
Менеджер Ризиків:
- Ідентифікує та оцінює ризики, розробляє стратегії їх пом’якшення.
Менеджер Закупівель:
- Відповідає за вибір постачальників, контракти, логістику.
Менеджер Комунікацій:
- Координує внутрішню та зовнішню комунікацію.
Менеджер Ресурсів:
- Управляє людськими й матеріальними ресурсами.
Менеджер Конфігурацій:
- Відстежує зміни в документації та версіях продукту.
Контролер Проєкту:
- Моніторить хід проєкту, аналізує терміни й вартість.
Інженер з Безпеки:
- Відповідає за дотримання вимог техніки безпеки.
Технічний Лід:
- Керує технічною реалізацією рішень.
Менеджер Змін:
- Управляє змінами, аналізує їх вплив на проєкт.
Менеджер Тестування:
- Організовує тестування рішень, перевіряє якість.
Архітектор Рішення:
- Розробляє технічну архітектуру проєкту.
Системний Адміністратор:
- Налаштовує та підтримує інфраструктуру.
Системний Аналітик:
- Формує технічні рішення відповідно до цілей.
Менеджер Підтримки Користувачів:
- Забезпечує підтримку після впровадження.
Зовнішні зацікавлені сторони: Особи або організації поза межами компанії, які мають суттєвий вплив або зазнають впливу результатів проєкту
Клієнти:
Основна аудиторія, чиї вимоги формують цілі проєкту.
- Постачальник: Впливають на строки, якість і вартість.
Партнери:
Стратегічні союзники, що надають ресурси або експертизу.
Інвестори:
Очікують фінансової віддачі від проєкту.Регулятори, Державні Органи:
Контролюють дотримання нормативних вимог.Аудитори, Служби Комплаєнсу:
Перевіряють відповідність стандартам.Консультанти:
Зовнішні експерти, що допомагають вирішувати складні задачі.Місцеві Громади:
Можуть цікавитись соціальними й екологічними аспектами.ЗМІ:
Впливають на репутацію через публічне висвітлення.Конкуренти:
Впливають опосередковано через ринок.
НУО та Ініціативні Групи:
Можуть впливати на проєкт у разі порушення їх інтересів.
Розуміючи ці ролі, менеджери проектів можуть розробити сильніші комунікаційні стратегії та забезпечити безперебійне виконання.
Зацікавлені Сторони #
Цей розділ визначає ключових учасників проєкту — як усередині компанії, так і поза її межами.
Внутрішні Зацікавлені Сторони
Це можуть бути відділи, працівники або команди, які безпосередньо беруть участь у реалізації проєкту.
Зовнішні Зацікавлені Сторони
Постачальники, клієнти, партнери чи інвестори, на яких може вплинути проєкт.
Чітке розуміння інтересів і очікувань зацікавлених сторін допомагає краще управляти комунікаціями та підвищує ймовірність успішного завершення проєкту.
Організаційний або Галузевий Контекст #
Цей розділ акцентує увагу на ключових зовнішніх чинниках, які впливають на компанію або галузь загалом. Хоча ці фактори не змінюють внутрішню політику компанії, вони визначають загальну доцільність і реалістичність проєкту.
Зовнішні Умови
До них належать економічні, правові, політичні, соціальні та технологічні чинники, які можуть впливати на проєкт. Наприклад: зміни у законодавстві, ринкові тенденції, нові технології, економічна ситуація, соціальні трансформації.
Ринкова Позиція
Короткий аналіз поточного становища компанії на ринку порівняно з конкурентами. Оцінка охоплює: частку ринку, сприйняття бренду, унікальну цінність, яку компанія пропонує клієнтам у порівнянні з конкурентами.
Оцінка цих чинників дозволяє виявити потенційні ризики та можливості, а також відповідно адаптувати стратегію.
Внутрішні Чинники #
Цей розділ зосереджений на внутрішніх аспектах компанії, які можуть впливати на реалізацію проєкту.
Аналіз цих аспектів допомагає визначити сильні та слабкі сторони компанії з точки зору її внутрішніх можливостей.
Поточні обмеження, припущення, виключення та ризики #
Цей розділ деталізує усі актуальні фактори, які можуть впливати на реалізацію проєкту, зокрема: обмеження, припущення, виключення, ризики.
• Обмеження:
Це чинники, які стримують проєкт у часових рамках, бюджеті, ресурсах або інших параметрах.
Обмежена доступність фахівців або обладнання;
Жорсткі терміни виконання;
Бюджетні обмеження, що не дозволяють залучити додаткові ресурси.
• Припущення:
Це факти або умови, які вважаються істинними під час планування, хоча можуть не мати підтвердження на момент початку.
Припускається, що необхідні ресурси будуть доступні у потрібний час;
Клієнт надасть усі необхідні дані вчасно, без затримок;
Зміни в законодавстві не вплинуть на проєкт у найближчі місяці.
• Виключення:
Це аспекти, які навмисно не включаються до обсягу проєкту.
Підтримка існуючих систем не входить до проєкту;
Масштабування системи після запуску не передбачене;
Післяпроєктне обслуговування не включено до сфери дії.
• Ризики:
Це потенційні загрози, які можуть вплинути на виконання проєкту. Вони можуть мати як внутрішнє, так і зовнішнє походження.
Зміни у законодавстві, які можуть сповільнити або зупинити проєкт
Фінансові ризики, пов’язані з коливанням валют або цін на ресурси
Дефіцит ключових фахівців або відсутність необхідного обладнання
Стратегічне Значення Проєкту #
Цей розділ описує, як проєкт відповідає довгостроковим цілям компанії.
Вплив на Бізнес
Проєкт сприятиме досягненню стратегічних цілей організації, включно з підвищенням ефективності, інноваціями, розширенням ринку та іншими критичними аспектами.
Потенційні Переваги
Стратегічні вигоди, які може принести проєкт: Підвищення конкурентоспроможності; Зростання прибутку; Зміцнення лояльності до бренду; Вихід на нові ринкові можливості.
Цей розділ допомагає чітко виділити довгострокові вигоди проєкту для компанії.
Історія Проблеми або Потреби #
Цей розділ пояснює, за яких обставин було прийнято рішення ініціювати проєкт.
Цей розділ дозволяє оцінити сильні та слабкі сторони організації з погляду внутрішніх ресурсів і обґрунтувати доцільність ініціативи.
