Определение темы #
Предпосылки проекта
Заинтересованные стороны проекта
которые влияют на проект или на которых влияет его реализация. Они делятся на внутренние и внешние.
• Внутренние заинтересованные стороны — это сотрудники, менеджеры проектов и подразделения компании, выделяющие ресурсы.
• Внешние заинтересованные стороны — это клиенты, поставщики, инвесторы, регулирующие органы и местные сообщества, вовлеченные в проект в разных ролях.
У каждой стороны есть собственные ожидания и степень вовлеченности. Некоторые активно влияют на принятие решений (например, спонсоры), другие — наблюдают, но также подвержены влиянию результатов. Учет их интересов способствует сотрудничеству, снижает риски и повышает вероятность успешной реализации.
Изложите предпосылки: Анализ заинтересованных сторон и контекста #
Внешние заинтересованные стороны: Лица или организации за пределами компании, которые имеют существенное влияние или подвержены влиянию результатов проекта. Изложите предпосылки, чтобы учесть интересы внешних участников еще до начала активной фазы проекта.
Внутренние заинтересованные стороны: Это сотрудники, отделы или команды, которые непосредственно участвуют в реализации проекта. Они обеспечивают как управленческую, так и техническую поддержку.
Изложите предпосылки их участия, чтобы определить уровни ответственности и избежать дублирования функций.
Инициатор проекта:
Определяет потребность в проекте, предлагает решение и участвует на этапе запуска. После официального старта его участие обычно завершается.
Спонсор проекта:
Обеспечивает финансирование, стратегическое сопровождение и соответствие проекту бизнес-целям. Принимает решения, разрешает конфликты, утверждает устав проекта и делает ключевые выборы «запустить/остановить».
Менеджер проекта:
Отвечает за планирование, реализацию и достижение целей. Координирует команду, ресурсы и процессы.
Участники проектной команды:
Исполнители задач: технические специалисты и административный персонал.
Менеджер программы / портфеля
Управляет несколькими проектами, обеспечивая их стратегическое согласование.
Функциональный менеджер:
Руководит отделом, предоставляющим ресурсы. Может управлять частью команды проекта.
Финансовый менеджер:
Контролирует бюджет, расходы и финансирование проекта.
Офис управления проектами (PMO):
Отвечает за стандарты, методологии и поддержку проектных команд. Контролирует соответствие стратегии компании.
Ключевые пользователи:
Будущие пользователи результатов проекта. Участвуют в разработке требований и тестировании.
- IT-специалисты:
Интегрируют технические решения в проект. Это могут быть разработчики, архитекторы, администраторы. - Менеджер по качеству:
Контролирует соблюдение стандартов и процессов на всех этапах. Менеджер по персоналу (HR):
Отвечает за подбор, обучение и мотивацию участников проекта.
Бизнес-аналитик:
Анализирует процессы, предлагает улучшения, обеспечивает соответствие стратегическим целям.
Менеджер по рискам:
Управляет выявлением, оценкой и снижением рисков.
Менеджер по закупкам:
Отвечает за выбор поставщиков, переговоры и логистику.
Менеджер по коммуникациям:
Организует внутренние и внешние коммуникации.
Менеджер ресурсов:
Распределяет человеческие и материальные ресурсы.
Менеджер конфигураций:
Управляет изменениями в конфигурации проекта.
Контролер проекта:
Следит за прогрессом, метриками, сроками и затратами.
Инженер по технике безопасности:
Обеспечивает соответствие проекту стандартам безопасности.
Технический руководитель:
Контролирует техническую реализацию решений.
Менеджер по изменениям:
Управляет внедрением изменений и их влиянием.
Менеджер тестирования:
Организует и контролирует тестирование решений.
Архитектор решений:
Разрабатывает техническую архитектуру и интеграцию систем.
Системный администратор:
Поддерживает серверы, базы данных и инфраструктуру.
Системный аналитик:
Разрабатывает технические решения на основе требований.
Менеджер поддержки пользователей:
Организует постпроектную техническую поддержку.
Внешние заинтересованные стороны: Сюда входят поставщики, клиенты, инвесторы и партнёры. Их влияние может быть косвенным, но оно критически важно для успеха.
Поэтому следует изложить предпосылки взаимодействия ещё до начала активной фазы проекта, чтобы согласовать интересы.
Клиенты:
Конечные пользователи продукта или услуги. Их требования формируют цели проекта.
- Поставщики:
Поставляют материалы, оборудование, услуги. Их эффективность влияет на сроки, бюджет и качество. Партнеры:
Стратегические союзники, вносящие экспертизу или ресурсы.
Инвесторы:
Финансируют проект и ожидают возврат инвестиций. Интересуются результатами с точки зрения прибыли.
Регуляторы и государственные органы:
Следят за соблюдением законодательства и нормативов (сертификация, лицензирование, экологические требования).
Аудиторы / службы комплаенса:
Оценивают соответствие проектной деятельности нормативам и стандартам. Могут давать рекомендации для улучшения процессов.
Консультанты:
Внешние эксперты, решающие специфические задачи проекта. Предлагают подходы и инструменты для повышения эффективности.
Местные сообщества:
Группы населения, проживающие в районе реализации проекта. Заинтересованы в его социальном и экологическом влиянии.
СМИ:
Формируют общественное мнение о проекте. Особый интерес вызывают масштабные и социально значимые инициативы.
Конкуренты:
Могут косвенно влиять на проект, меняя рыночные условия и стратегическую обстановку.
НКО и инициативные группы:
Могут отстаивать экологические або социальные интересы, если проект затрагивает их сферу.
Понимание этих ролей помогает менеджерам по проекту выстраивать эффективные коммуникационные стратегии и обеспечивать более гладкую реализацию проекта.
Заинтересованные стороны #
Данный раздел определяет ключевых участников проекта как внутри компании, так и за её пределами.
Внутренние заинтересованные стороны
Это могут быть отделы, сотрудники или команды, которые напрямую участвуют в реализации проекта.
Внешние заинтересованные стороны
К ним относятся поставщики, клиенты, партнёры или инвесторы, на которых проект может оказать влияние.
Четкое понимание интересов и ожиданий заинтересованных сторон помогает эффективнее управлять коммуникациями и увеличивает шансы на успешную реализацию проекта.
Организационный или отраслевой контекст #
Этот раздел подчёркивает ключевые внешние факторы, которые влияют на компанию или отрасль в целом. Хотя эти влияния не изменяют внутреннюю политику организации, они напрямую влияют на жизнеспособность проекта и обоснованность его запуска.
Внешние условия
К ним относятся экономические, правовые, политические, социальные и технологические факторы, которые могут прямо или косвенно влиять на реализацию проекта. Например, изменения в законодательстве, колебания рыночных тенденций, появление новых технологий и другие. Изложите предпосылки, чтобы учесть эти факторы еще на этапе планирования.
Рыночная позиция
Краткий анализ текущего положения компании на рынке по сравнению с конкурентами. Оценка охватывает долю рынка, уровень узнаваемости и восприятия бренда, а также уникальную ценность, которую компания предлагает своим клиентам. Изложите предпосылки относительно рыночного положения для дальнейшего стратегического обоснования проекта.
Анализ этих факторов позволяет выявить потенциальные риски и возможности, чтобы своевременно скорректировать стратегию проекта.
Внутренние факторы #
Анализ внутренних факторов помогает выявить сильные и слабые стороны организации с точки зрения доступных ресурсов.
Текущие ограничения, допущения, исключения и риски #
В этом разделе подробно описаны все актуальные факторы, которые могут повлиять на выполнение проекта, включая ограничения, предположения, исключения и риски.
• Ограничения:
Это факторы, ограничивающие проект по времени, бюджету, ресурсам или другим параметрам.
- Ограниченная доступность специалистов или оборудования.
- Жесткие сроки завершения проекта.
- Бюджетные рамки, не позволяющие привлечь дополнительные ресурсы.
• Предположения:
Это принятые за истину условия или факты, на которых строится планирование проекта.
- Предполагается, что необходимые ресурсы будут доступны в нужный момент.
- Клиент своевременно предоставит все требуемые данные.
- Законодательные изменения не повлияют на проект в ближайшие месяцы.
• Исключения:
Это аспекты, которые намеренно не включаются в область охвата проекта (scope).
- Проект не охватывает поддержку существующих систем
- Масштабирование системы после запуска не предусмотрено
Техническая поддержка после завершения проекта не входит в его рамки.
• Риски:
Это потенциальные угрозы, которые могут повлиять на выполнение проекта. Риски могут быть внутренними или внешними.
- Законодательные изменения, способные замедлить или остановить проект.
- Финансовые риски, связанные с колебаниями курсов валют или цен на ресурсы.
- Дефицит ключевых специалистов или нехватка необходимого оборудования.
Стратегическая значимость проекта #
В этом разделе определяется, как проект соотносится с долгосрочными целями компании.
Влияние на бизнес
Описание того, как реализация проекта поможет достичь стратегических задач компании, включая: повышение операционной эффективности, внедрение инноваций, выход на новые рынки и расширение присутствия, улучшение внутренних процессов и гибкости бизнеса.
Потенциальные преимущества
Проект может принести стратегические выгоды, такие как: повышение конкурентоспособности, увеличение прибыли, рост лояльности к бренду, выход на новые рыночные возможности.
Этот раздел помогает подчеркнуть долгосрочную пользу проекта для компании.
История проблемы или потребности #
Раздел описывает обстоятельства, которые подтолкнули организацию к запуску проекта.
Этот раздел также помогает выявить сильные и слабые стороны компании с точки зрения внутренних ресурсов.
Вывод #
Понимание ролей заинтересованных сторон проекта является фундаментальным для построения стратегического фундамента для успеха проекта. Определив внутренние и внешние заинтересованные стороны и проанализировав их влияние, руководители проектов могут способствовать более активному привлечению, минимизировать недоразумения и согласовать ожидания всех участников. Такой подход, ориентированный на заинтересованные стороны, обеспечивает эффективное управление ключевыми решениями, распределением ресурсов и коммуникационными стратегиями с самого начала.
Кроме того, оценка как внешних условий отрасли, так и внутренних организационных факторов, таких как ресурсы, культура и инфраструктура, обеспечивает необходимый контекст для реалистичного планирования и выполнения. В сочетании с четким пониманием текущих ограничений, предположений, исключений и рисков такая перспектива позволяет лучше прогнозировать и смягчать потенциальные вызовы.
Наконец, включение проекта в более широкий стратегический контекст – привязка его к долгосрочным бизнес-целям, анализ предыдущих попыток и прогнозирование будущих преимуществ – помогает усилить его важность и активизировать организационную поддержку. Проект, основанный на понимании заинтересованных сторон и стратегическом согласовании, является не только более устойчивым, но и с большей вероятностью принесет значительную, долгосрочную пользу бизнесу.
